Plannen van een VvE vergadering met de slimme vergaderplanner
Plannen van VvE vergaderingen met de slimme vergaderplanner
Vijftig vergaderingen ’s avonds in het voorjaar, het komt voor en niemand wil het. Voor veel professionele VvE-beheerders is het vergaderseizoen een periode van extreme drukte. De traditionele aanpak om vergaderingen te beheren met een eenvoudig Excel-bestand, betekent een veelvoud van taken en uitdagingen. Het kan anders: veel minder intensief en met effectievere besluitvorming. Daar heeft niet alleen de VvE-beheerder baat bij, maar ook het bestuur en de leden. Hoe? De slimme vergaderplanner van Convect geeft grip op de vergaderingen van de VvE.
Vergadering VvE plannen kan efficiënter en effectiever
Het vergaderseizoen kan een uitdagende tijd zijn voor VvE-beheerders. Van het plannen en voorbereiden van de jaarlijkse algemene vergadering, het opstellen van de conceptjaarrekening, tot het bijhouden van actiepunten of onderhoudsplan en het verzenden van uitnodigingen en notulen. Een risico is altijd de kans op onvoldoende aanwezigheid tijdens de ALV, waardoor een tweede vergadering misschien nodig is. Bovendien maken de personele wisselingen en veranderingen binnen VvE’s vergaderingen altijd complexer.
Al deze uitdagingen ga je moeiteloos te lijf met onze slimme vergaderplanner. Die verbetert de efficiëntie en effectiviteit van het vergaderproces aanzienlijk. Hieronder lichten we toe hoe de tool van Convect je helpt grip te houden op de vergaderingen van de VvE.
Nooit meer een vergadering missen
Je hebt 24/7 helder overzicht van alle geplande, uitgeschreven en gehouden vergaderingen, inclusief bewaking van cruciale termijnen zoals de verzending van uitnodigingen en notulen. Bijvoorbeeld: de uitnodiging 15 dagen voor de ALV en de notulen binnen 14 dagen na de ALV verzenden. Dus geen risico’s meer dat een vergadering niet wordt aangemaakt, omdat iets in het Excel-bestand mist of niet goed is opgenomen.
Automatische taken en overzicht per afdeling
Je koppelt automatisch taken aan vergaderingen en krijgt een helder overzicht per medewerker en afdeling. Dit zorgt voor een gestroomlijnde workflow en een duidelijk beeld van de status van taken binnen je gehele portefeuille.
Tweede ALV overbodig
De mogelijkheid tot hybride vergaderen en online stemmen via de Convect-app transformeert de manier waarop besluiten worden genomen tijdens de ALV volledig. Het leidt tot een sneller stemproces, waarbij leden vooraf kunnen stemmen, zelfs bij onvoldoende aanwezigheid. Ook de aanwezige eigenaren die geen e-mailadres of app hebben, stemmen uiteraard mee! Dit maakt een tweede vergadering overbodig en verhoogt de betrokkenheid van de leden.
Vergaderingen VvE plannen, zet de slimme vergaderplanner in
Hoe werkt online stemmen?
Leden loggen in op de Convect-app met hun eigen inloggegevens en krijgen toegang tot alle relevante VvE-informatie. Hier kunnen zij de komende vergadering inzien, inclusief agenda en bijlagen, zich online aanmelden en stemmen op besluiten. De uitgebrachte stemmen kunnen worden aangepast tot de voorzitter de stemronde sluit, waarna de resultaten te zien zijn.
En hoe zit het met de veiligheid?
In een tijdperk waarin digitale veiligheid op één staat, neemt Convect dit zeer serieus. We zorgen ervoor dat jouw gegevens en die van de VvE-leden veilig zijn. Onze software gebruikt de nieuwste beveiligingstechnologieën om ervoor te zorgen dat alle informatie versleuteld en beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang. Tegelijk is de Convect-app ontworpen met het oog op gebruiksgemak, zodat iedereen, ongeacht technische vaardigheid, zonder moeite kan deelnemen aan de vergaderingen.
Tevreden klanten en meer productiviteit
Onze oplossingen zijn niet alleen het antwoord op de uitdagingen van het vergaderseizoen, als VvE-beheerder word je nog productiever. Door over te stappen op Convect, ben je verzekerd van een soepel vergaderproces, tevreden leden en een sterke positie in de dynamische VvE-markt. Wij zorgen ervoor dat de vergaderplanner altijd up-to-date is met de laatste functies en beveiligingsupdates. Dit betekent dat je altijd toegang hebt tot de nieuwste tools om jouw VvE’s efficiënt te beheren, vandaag en in de toekomst.
Altijd ondersteuning op maat
Bij Convect begrijpen we dat elke VvE uniek is, daarom krijg je altijd ondersteuning op maat. Onze experts staan klaar om je te helpen met elk aspect van jouw vergaderproces, van het opzetten van de agenda tot het faciliteren van het stemproces. Onze persoonlijke aanpak zorgt ervoor dat je maximale waarde uit onze software haalt.
Wil jij ook afscheid nemen van Excel-beheer en extreme drukte in het vergaderseizoen? Neem contact met ons op over de mogelijkheden van modern vergaderen en efficiënt beheer met onze software voor VvE-beheerders.
