Vergaderingen VvE moderniseren
Vergaderingen VvE moderniseren
Een succesvolle vergadering is niet afhankelijk van de fysieke aanwezigheid van de beheerder, maar van een goed geïnformeerde voorzitter en een goede agenda. Door de voorzitter en het bestuur vooraf te informeren over de status van de VvE en de agenda met de te nemen besluiten, geef je ze de mogelijkheid om zelfstandig te vergaderen.
Rol van de externe VvE beheerder
Daarbij is de rol van de externe VvE beheerder, waar deze geen bestuur vormt, uitvoerend en adviserend. We zijn zo gewend om alles maar te regelen, dat we ook de vergadering maar bijwonen om dit te regelen. Terwijl dit ook anders kan. Door de leden met het uitschrijven van de vergadering te informeren over wat de VvE beheerder in het jaar gedaan heeft én adviseert om te besluiten. Simpel en onafhankelijk advies. Zo is de positie van de beheerder duidelijk en zijn de te nemen besluiten aan de vergadering van eigenaren zelf. In hun eigen tempo.
Vergaderingen VvE moderniseren: vooraf opgenomen video
En voor complexere zaken? Een renovatie- of verduurzamingsproject vragen om een meer gedetailleerde uitleg en richtlijnen. Ook hier komt de kracht van technologie om de hoek kijken. Weet je nog de online vergaderingen vanwege COVID? Ineens kon alles online. Ook hier ligt de sleutel; een vooraf opgenomen video om de leden onafhankelijk te informeren én te adviseren doet wonderen. Het biedt niet alleen duidelijkheid maar ook een referentiepunt voor latere overwegingen.
Transparantie
Dit nieuwe model van beheer legt ook een sterke nadruk op transparantie. Door regelmatig te communiceren over wat je als beheerder hebt gedaan – van behandelde facturen en verzonden brieven tot gegeven adviezen en bestuursoverleggen – creëer je een duidelijk beeld van de waarde die je biedt. En laten we eerlijk zijn, leden zijn zich vaak niet bewust van de omvang van deze inspanningen.
Vergaderingen VvE moderniseren
Het is tijd om de traditionele ketens van VvE-beheer te doorbreken. De technologie is er, de voordelen zijn duidelijk, en de mogelijkheid voor verbetering is evident. Weg met die (avond-)vergaderingen! Laten we een stap voorwaarts zetten naar een efficiënter, kostenbesparend en logischer beheermodel.
Nieuwe uitdagingen en mogelijkheden
Het VvE beheer van vandaag staat voor nieuwe uitdagingen én mogelijkheden. Het vinden van goede collega’s is nu een grotere uitdaging dan het vinden van nieuwe klanten. En juist werkzoekenden hebben behoefte aan een 4-daagse werkweek en vooral geen 50 avondvergaderingen in het voorjaar. In een tijd waarin digitalisering niet meer weg te denken is, past het concept van fysieke avondvergaderingen dan nog wel? Waarom zou je als (bestuurlijke) VvE-beheerder vasthouden aan deze traditionele aanpak als de voordelen van een meer flexibele methode zo overtuigend zijn?
Efficiënt beheer en effectieve besluitvorming
Voordelen die verder gaan dan alleen gemak; ze raken de kern van efficiënt beheer en effectieve besluitvorming. Stel je voor: geen verplichte avondsessies meer, geen onnodige reistijden, en het belangrijkste, tevreden medewerkers die weer meer tijd krijgen. Maar hoe? En kan dit wel? Het antwoord ligt in de kracht van digitale communicatie en een slimme voorbereidende aanpak.
