Grip op planmatig onderhoud VvE
Grip op planmatig onderhoud VvE met een onderhoudsplan
Een gezonde VvE heeft een gedegen onderhoudsplan en bouwt voldoende reserves op voor toekomstig onderhoud. Hiervoor moet je elke 5 jaar het Meerjaren Onderhoudsplan of MJOP volledig actualiseren en door de vergadering laten vaststellen. Het is ook nuttig om jaarlijks een schouw uit te voeren, maar hoe plan en overzie je dit nou goed? Met onze inspectieplanner krijg je overzicht in alle inspecties en de ouderdom van begrotingen. En met de online inspectietool werk je uniform op locatie. Dat scheelt een hoop verwerkingstijd op kantoor!
Het gebouw vastleggen
Voordat een inspectie uitgevoerd kan worden moet het gebouw ingevoerd worden. Dit kan met standaard templates of de export van een andere VvE als basis. Het belangrijkste is om de elementen en handelingen vast te leggen op een manier die ook de leden begrijpen. De NL-SFB codering helpt structuur aan te brengen en zit geïntegreerd in Convect. Mocht je onderhoudsplannen uit O-Prognose hebben, dan kunnen deze geïmporteerd worden en qua structuur versimpeld worden. Zo definieer je één keer het gebouw en ben je klaar om gemakkelijk inspecties uit te voeren.
Het inspecteren
Met onlinesoftware kun je ook op locatie, met bijvoorbeeld een tablet, een volledige inspectie uitvoeren. Per inspectiepunt zijn de vorige inspectieresultaten zichtbaar en kan de conditie snel herbevestigd worden. Zo doorloop je de inspectie gemakkelijk, vergeet je geen onderdelen en zie je hoe de conditie zich ontwikkelt. Door direct foto’s te maken is het voor iedereen duidelijk wat de conditie van het gebouw is en krijg je later op de vergadering de handen makkelijker op elkaar.
Meerdere MJOB scenario’s met spaaradvies maken
Als het belangrijkste werk gedaan is, het inspecteren van het gebouw, is het kinderspel om een begroting op te stellen. Met de kengetallen voor bouwkosten indexatie, spaarrente en bijdrage indexatie wordt het spaaradvies tot achter de komma berekend. Klopt de begroting? Maak dan eenvoudig een kopie om een alternatief scenario uit te werken. Zo kunnen handelingen aangepast worden – bijvoorbeeld in kosten of jaar van uitvoer – en toegevoegd of verwijderd worden. Zo kunnen meerdere scenario’s worden opgesteld voor bijvoorbeeld een duurzaamheidstraject inclusief de bijbehorende spaaradviezen.
Grip op planmatig onderhoud VvE
Met meerdere uitgewerkte scenario’s bieden we de vergadering een keuze daarmee wordt het makkelijker om er één vast te stellen. De vastgestelde begroting kan omgezet worden tot onderhoudsactiviteiten. De bekende details van het onderhoudsplan worden meegenomen inclusief de laatste foto’s van de inspectie. Start een offertetraject met al deze details, bewaak de reacties en schrijf een advies aan het bestuur. Agendeer op de vergadering het uit te voeren werk en neem effectief besluiten. Als de basis op orde is, dan wordt de besluitvorming ook gemakkelijker.
Begeleiding en verplichtingen beheren
Je kent het wel, na een jaar van inspecties uitvoeren, offertes opvragen en controleren op de voortgang hoor je van je leidinggevende dat de administratie achterloopt. En of je even door alle activiteiten heen wilt lopen om te zien waar nog een factuur voor de begeleiding naartoe moet. Met Convect kan dit anders. Door opdracht te verstrekken aan niet alleen de uitvoerder, maar ook aan de begeleider (veelal het eigen kantoor) is direct duidelijk wat er van de beheerder verwacht wordt. En welke vergoeding hiervoor in rekening gebracht wordt. De werkzaamheden staan vast en met de projectweergave kun je de locatiebezoeken goed plannen. Door de verplichtingen te registreren en de automatische koppeling van inkoopfacturen aan verplichtingen is het aan het eind van het jaar een eenvoudige controle om te zien waar nog beheervergoedingen gefactureerd moeten worden. Eer naar werk.
Convect automatiseert de administratieve handelingen voor de technische beheerder, waardoor er overzicht ontstaat en er tijd overblijft voor goed beheer. Convect maakt beheren gemakkelijk.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Plan eens een business consult in. En je kunt ons ook volgen op onze bedrijfspagina op LinkedIn.
