Wet Kwaliteit Incassodienstverlening
Wki: Wet Kwaliteit Incassodienstverlening: impact en aanpassingen voor VvE-beheerders
Op 1 april 2024 is een wetswijziging in werking getreden die een vergaande impact heeft op de incassopraktijken in Nederland: de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki). Deze verandering is niet alleen relevant voor incassobureaus en gerechtsdeurwaarders, maar heeft ook grote gevolgen voor VvE’s en hun beheerders.
Inhoudsopgave
Nieuwe uitdagingen en verplichtingen
Als VvE-beheerder sta je in de frontlinie bij het beheren van de financiën binnen de VvE, waaronder het incasseren van achterstallige bijdragen. De invoering van de Wki brengt nieuwe uitdagingen en verplichtingen met zich mee, waarvan je op de hoogte moet zijn. Met dit artikel leidt Convect je door de belangrijkste punten van de Wki, zodat je kunt anticiperen op de nieuwe regelgeving en er tijdig aan kunt voldoen.
De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening, afgekort Wki, is geïntroduceerd met als doel de kwaliteit van incassodienstverlening te verhogen en consumenten met schulden beter te beschermen. De wet streeft naar een transparantere, eerlijkere en meer professionele incassosector. Om dit te bereiken, stelt de Wki strikte kwaliteitseisen aan incassodienstverleners en introduceert het een registratieplicht voor iedereen die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden uitvoert. Ook VvE-beheerders kunnen onder deze wet vallen.
Kernpunten van de Wki
- Registratie: Incassodienstverleners moeten zich registreren in een speciaal daarvoor opgezet Register Incassodienstverlening. Zonder deze registratie mogen zij vanaf 1 april 2025 geen incassowerkzaamheden meer uitvoeren.
- Kwaliteit: De wet vereist dat incassodienstverleners voldoen aan bepaalde eisen op het gebied van vakbekwaamheid, omgangseisen, informatievoorziening, inrichting van de werkzaamheden, administratie, klachtenbehandeling en inzichtelijkheid van de vordering.
- Beperking incassokosten: Om consumenten te beschermen tegen hoge incassokosten, introduceert de Wki regels die de cumulatie van incassokosten bij terugkerende facturatie, zoals de voorschot ledenbijdrage, beperken.
Impact van de Wki op VvE-beheerders
Een van de meest directe veranderingen voor jou als VvE-beheerder is de beperking op het sturen van betaalherinneringen zonder dat je bestuurder van een VvE bent. Dit betekent dat de standaardpraktijk van het sturen van betaalherinneringen aan leden die hun bijdrage niet hebben voldaan, zonder de juiste registratie en vergunning niet langer is toegestaan.
Noodzaak van een vergunning
Een ander significant effect van de Wki is dat elke entiteit die incassowerkzaamheden uitvoert, moet beschikken over een vergunning. Dit houdt in dat als je namens de VvE incassoactiviteiten wilt blijven uitvoeren, je een vergunning moet aanvragen en je moet registreren bij het Register Incassodienstverlening. Deze eis introduceert een extra laag van bureaucratische verantwoordelijkheid en kosten.
Financiële impact
De financiële impact van de Wki voor VvE-beheerders kan aanzienlijk zijn. De kosten voor het verkrijgen van een vergunning en de jaarlijkse kosten voor registratie en toezicht kunnen oplopen. Deze kosten zullen waarschijnlijk worden doorgerekend aan de VvE’s, dus dat kan leiden tot hogere beheerkosten. Daarnaast vereist de Wki aanpassingen in de berekening van incassokosten. Dat kan invloed hebben op de inkomsten uit incassoactiviteiten.
Onzekerheden nu en straks
Er bestaat nog veel onzekerheid over hoe de Wki precies zal worden toegepast binnen sommige sectoren. Er zijn discussies over de mogelijkheid dat de vastgoedsector, inclusief VvE-beheer, uiteindelijk zal worden uitgesloten van bepaalde eisen van de Wki. Deze onzekerheid maakt het moeilijk voor VvE-beheerders om langetermijnplannen te maken.
Status van VvE-beheerders: bestuursleden vs. gevolmachtigden
Een belangrijk discussiepunt is de status van VvE-beheerders als bestuursleden versus gevolmachtigden. Als bestuurslid mag je de VvE rechtmatig vertegenwoordigen, inclusief het verzenden van betaalherinneringen. Veel VvE-beheerders zijn echter geen formele bestuursleden, maar functioneren vaak wel als gevolmachtigden voor bepaalde taken. De interpretatie van deze rollen onder de Wki is cruciaal voor het bepalen van de mogelijkheden om incassoactiviteiten voort te zetten zonder de noodzaak van een vergunning.
De komende tijd zal uitwijzen hoe het loopt met deze en andere onzekerheden. Blijf dus als VvE-beheerder op de hoogte van de ontwikkelingen en de mogelijke implicaties voor jouw praktijk. Dit kan inhouden dat je strategieën moet aanpassen of nieuwe processen moet implementeren om te voldoen aan de vereisten van de Wki. Je wilt ongetwijfeld de kosten en de dienstverlening aan de VvE-leden in balans houden.
Onze aanbevelingen voor VvE-beheerders
Convect heeft drie aanbevelingen om je te helpen met deze veranderingen.
1. Word formele gevolmachtigde
Een van de directe acties die je kunt ondernemen, is het inventariseren van de impact om formeel gevolmachtigde te worden voor de VvE’s waar de VvE beheerder niet is ingeschreven als bestuurslid. Dit kan je de bevoegdheid geven om namens de VvE incassoactiviteiten uit te voeren zonder direct te vallen onder de restricties van de Wki. Het formaliseren van deze status vereist een duidelijke overeenkomst met de VvE die is bekrachtigd door de vergadering van eigenaars en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
2. Aanpassingen in de calculatie van incassokosten
Vanaf 1 oktober 2024 zijn er belangrijke wijzigingen in hoe de incassokosten berekend moeten worden. Het is essentieel dat de incassoprocedures worden bijgesteld en er gekozen wordt hoe om te gaan met het verzenden van brieven, de incassokosten en het moment van uitbesteden aan een gerechtsdeurwaarder. Convect zal de benodigde ontwikkelingen doorvoerenen om te voldoen aan deze nieuwe berekeningswijzen. Begin tijdig met de inventarisatie om te zorgen dat je gereed bent voor de deadline.
3. Registratievereisten
Uiterlijk 31 maart 2025 moet je geregistreerd zijn als je doorgaat met het uitvoeren van incassoactiviteiten. Dit proces kan tijd in beslag nemen, dus ons advies is om voor september 2024 een besluit te nemen om je organisatie wel of niet te registreren. Zorg ervoor dat je alle vereiste opleidingen en kwalificaties hebt om aan de kwaliteitseisen te voldoen.
Belangrijke data en deadlines Wki
Nog even op een rij voor welke deadlines je voorbereidingen moet treffen:
- 1 april 2024: Inwerkingtreding van de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki). Vanaf deze datum moeten incassodienstverleners, inclusief mogelijk VvE-beheerders, voldoen aan nieuwe kwaliteitseisen.
- 1 oktober 2024: Start van de nieuwe regels voor de berekening van incassokosten, bekend als de cumulatiebepaling. Dit heeft invloed op hoe incassokosten worden berekend bij terugkerende facturatie.
- 31 maart 2025: Uiterlijke datum voor incassodienstverleners om zich te registreren in het Register Incassodienstverlening. Zorg ervoor dat je tegen deze tijd alle benodigde stappen hebt ondernomen voor registratie.
- 1 april 2025: Deadline voor het voldoen aan de vereiste opleidingsniveaus (niveau 3 en 4 van het Europees kwalificatiekader) als onderdeel van de kwaliteitseisen.
- 1 oktober 2026: Vanaf deze datum zullen civielrechtelijke gevolgen van toepassing zijn op incasso door niet-geregistreerde partijen.
Convect helpt
Als VvE-beheerder ben je de spil in het financieel welzijn van de VvE. Door proactief te handelen en je goed voor te bereiden op de Wki draag je bij aan een gezonde financiële toekomst voor de VvE’s die je beheert. Bij Convect begrijpen we de complexiteit en de uitdagingen die de Wki met zich meebrengt voor jou als VvE-beheerder. Wij staan klaar om je te ondersteunen met informatie, advies en oplossingen. Samen zorgen we ervoor dat je niet alleen voldoet aan de nieuwe wetgeving, maar ook dat je blijft excelleren in het beheer van VvE’s.
