Met module AI-notulen vergaderen zonder schrijfwerk
Met module AI-notulen vergaderen zonder schrijfwerk
Verslaglegging van VvE-vergaderingen is een tijdrovende klus. Dat hoeft het niet te zijn. Met de module AI-notulen in Convect wordt het mogelijk om vergaderingen automatisch te laten uitwerken tot gestructureerde notulen, direct gekoppeld aan de agenda.
Deze functie is ontwikkeld om beheerkantoren te ondersteunen bij een nóg efficiëntere en professionelere verslaglegging. Opnames van vergaderingen – bijvoorbeeld via een telefoon – worden automatisch verwerkt tot een eerste concept, dat aansluit bij de besproken agendapunten.
Slimme ondersteuning, menselijke controle
De module AI-notulen is geen vervanging van de accountmanager of notulist, maar een digitale assistent. Na het uploaden van de opname genereert het systeem binnen een uur een verslag in conceptvorm. Deze tekst wordt automatisch gestructureerd per agendapunt en geplaatst in de vergadermodule van Convect.
De gebruiker behoudt altijd de regie: notulen kunnen eenvoudig worden nagekeken en waar nodig aangepast. Voor beheerkantoren betekent dit een drastische afname in werkbelasting, zeker wanneer notuleren tot nu toe handmatig gebeurt of wordt uitbesteed aan externe notulisten.
Vier sterke punten van module AI-notulen in Convect
Bij het ontwikkelen van deze module is extra aandacht besteed aan vier aspecten die voor VvE-beheerders van doorslaggevend belang zijn:
- Snelheid: binnen een uur na het uploaden van een audiobestand staat de eerste versie van de notulen klaar in Convect.
- Transparantie: het systeem biedt volledig inzicht in het gebruik van het audio tegoed. Gebruikers zien exact hoeveel tegoed is verbruikt, door wie en het huidige saldo.
- Kwaliteit: de AI herkent besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden. Hierdoor ontstaat een professionele basis die weinig nabewerking nodig heeft.
- Gebruiksgemak: de drempel is laag: een opname met de telefoon volstaat en het systeem koppelt de opname automatisch aan de agendapunten van de vergadering.
Van notuleren naar regisseren
Met het gebruik van de module AI-notulen verschuift de rol van de beheerder of accountmanager steeds meer van uitvoerder naar regisseur. In plaats van urenlang typen en structureren, ligt de focus op het bewaken van de inhoud en het aanbrengen van nuance. Dat past bij de bredere ontwikkeling binnen VvE-beheer: meer aandacht voor communicatie, samenwerking en procesregie – met slimme digitale ondersteuning als fundament.
Passend bij elk kantoor
De AI-notulenmodule is beschikbaar voor alle Convect-gebruikers en sluit naadloos aan op bestaande processen. Of een kantoor nu zelf notuleert of werkt met externe krachten – deze oplossing biedt snelheid, overzicht en flexibiliteit.
Meer weten over de kosten of deze functie activeren? Neem contact op met je accountmanager voor uitleg of een korte demonstratie.
Veelgestelde vragen over de module AI-notulen van Convect
De AI-notulenmodule in Convect is een digitale assistent die vergaderingen automatisch uitwerkt tot gestructureerde notulen, direct gekoppeld aan de vergaderagenda. Binnen een uur verwerkt het systeem opnames van vergaderingen tot een conceptverslag.
Na het uploaden van een audiobestand genereert het systeem automatisch de eerste versie van de notulen. Het systeem herkent besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden, waardoor weinig nabewerking nodig is.
Binnen een uur na het uploaden van de audiobestand staan de eerste conceptnotulen klaar in Convect, volledig gestructureerd per agendapunt.
Nee, de module is geen vervanging voor de accountmanager of notulist, maar een slimme assistent die de werkdruk vermindert. De gebruiker behoudt altijd de regie en kan de notulen eenvoudig aanpassen.
Ja, de module AI-notulen is beschikbaar voor alle Convect-gebruikers. Houd er echter rekening mee dat je extra audio-tegoed moet aanschaffen om de functie te kunnen gebruiken. Bekijk onze dienstenwijzer voor gedetailleerde prijsinformatie en opties.
Meer over Convect modules
- Wet Kwaliteit Incassodienstverlening
- Plannen van een VvE vergadering met de slimme vergaderplanner
- Stemmen via de app
Wil je meer weten over Convect? Volg ons op LinkedIn voor updates en inzichten in VvE-beheer en digitale oplossingen.
