Online vergaderen en tijdelijke wet COVID-19
Door de Corona-maatregelen vanuit de overheid was het voor veel VvE’s niet mogelijk een fysieke Vergadering van Eigenaars te organiseren. Voor veel VvE’s levert dit een probleem op: minimaal eenmaal per jaar moet er een vergadering plaatsvinden en besluiten over groot onderhoud en de hoogte van de VvE-bijdrage moeten veelal doorgang vinden. Om hieraan tegemoet te komen heeft de overheid via de “Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid” (noodwet) de mogelijkheid geschapen online te vergaderen en besluiten te nemen.
Noodwet online vergaderen
Onderstaand volgen in het kort de regelgeving van de noodwet voor het vergaderen en de mogelijkheden die een aanvullende vergaderapp biedt bij het online vergaderen.
De noodwet is geldig tot 1 februari 2023 en is op 22 april 2020 in werking getreden.
Online vergaderen houdt in dat VvE-leden de vergadering moeten kunnen volgen via een elektronisch communicatiemiddel. Software die hierbij gebruikt kan worden is bijvoorbeeld Microsoft Teams, Zoom Meetings & Chats of vergelijkbare web conference software.
Aan het online vergaderen zijn door middel van de noodwet enkele aanvullende voorwaarden gesteld:
- Het in acht nemen van de oproepingstermijn die in de splitsingsakte is vermeld;
- Het in de uitnodiging vermelden dat leden tot 72 uur voor aanvang van de vergadering vragen kunnen stellen over de onderwerpen die conform de agenda aan de orde komen;
- Het in de uitnodiging vermelden dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering en dat de vergadering online plaatsvindt;
- Het in de uitnodiging vermelden hoe de leden kunnen stemmen.
Leden kunnen vooraf elektronisch stemmen. Stemmen die op deze manier zijn uitgebracht binnen een termijn van 30 dagen voorafgaand aan de vergadering, mogen gelijk worden gesteld aan tijdens de vergadering uitgebrachte stemmen.
Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, kunnen tijdens de online vergadering besluiten genomen worden, waarbij niet getwijfeld hoeft te worden aan de rechtsgeldigheid daarvan.
Vergadermodule
Het is goed dat de noodwet mogelijkheden biedt om te vergaderen, waar dit op basis van andere maatregelen in verband met Corona haast onmogelijk zou zijn. Maar het leiden van een digitale vergadering kan, zeker bij een grotere groep, een pittige klus zijn voor de voorzitter.
Achtergrondgeluiden en het door elkaar heen praten van leden kunnen bijdragen aan een chaotisch verloop van de vergadering. Het is goed om van tevoren duidelijke afspraken te maken, bijvoorbeeld het gebruik van de mute-mogelijkheid door/voor iedere deelnemer, het gebruik van de chat-optie, of het beperken van het aantal vragen dat gesteld kan worden.
Online vergaderen met een vergaderapp
Daarnaast kan een vergaderapp die gebruikt wordt naast de web conference software, zoals de vergadermodule van Convect, veel ondersteuning bieden.
Deze ondersteuning gebeurt op drie manieren:
- Het zorgt voor structuur in de vergadering.
- Online verwerken van de presentie met stemrecht
- Het vergemakkelijkt het proces van stemmen.
Structuur wordt geboden, doordat de VvE-beheerder in overleg met het bestuur van tevoren min of meer gedwongen wordt om een duidelijke agenda op te stellen, met duidelijke agendapunten en goed omschreven te nemen besluiten. Hoe duidelijker alles vastligt, hoe beter leden weten waar ze aan toe zijn en waar ze op stemmen en hoe soepeler de vergadering verloopt.
Tijdens de vergadermodule leidt de vergadermodule de voorzitter als vanzelf door de agendapunten en besluiten heen. Tijdens de vergadering kan de notulist een eerste versie van de notulen opstellen en kunnen er actiepunten vastgelegd worden. Ieder lid kan inloggen en zo het verloop van de vergadering online zien.
Stem uitbrengen
Ieder lid kan ook online zijn of haar stem uitbrengen. Op ieder moment is duidelijk welk agendapunt aan de orde is en op welk besluit gestemd kan worden. De voorzitter ziet te allen tijde hoeveel stemmen zijn uitgebracht per optie en in totaal. Ook is telkens af te lezen of het quorum is gehaald.
Zoals aangegeven kunnen de leden ook van te voren stemmen.Vanaf 30 dagen voor de vergadering kan ieder lid zijn of haar stem al uitbrengen. Deze stemmen worden automatisch meegenomen bij de stemming tijdens de vergadering. Dit zorgt ervoor dat in veel gevallen geen machtigingen meer nodig zijn.
Zoals hiervoor duidelijk gemaakt, biedt online vergaderen via web conference software in combinatie met een vergaderapp een alternatief voor fysieke Vergaderingen van Eigenaars. Mogelijk is dit voor de toekomst een vorm van vergaderen die meer toegepast zal worden. Maar het moge duidelijk zijn dat ook bij een fysieke vergadering de vergadermodule van Convect de genoemde voordelen biedt: structuur en stemgemak.
