Externe kascontrole bij de VvE: wanneer kies je ervoor en hoe regel je het?

De ALV staat over een paar maanden op de agenda. De jaarrekening is bijna klaar. En dan blijkt dat niemand in de kascommissie wil. Of het bestuur zegt: dit jaar willen we dat iemand van buiten meekijkt.

Steeds meer VvE’s kiezen daarom voor een externe kascontrole. Voor jou als beheerder betekent dat een andere manier van werken. In deze blog lees je wat het verschil is, wanneer het past en hoe je het zo regelt dat het je geen extra weken kost.

Kascommissie of externe kascontrole: wat is het verschil?

De kascommissie bestaat uit eigenaren van de VvE zelf. Ze controleren de boeken en de jaarrekening en brengen daarover verslag uit aan de vergadering. Dat is vrijwilligerswerk, gedaan door mensen die meestal geen financiële achtergrond hebben. 

Bij een externe kascontrole doet een onafhankelijke partij dat werk, bijvoorbeeld een accountant of een administratiekantoor. Die controleert met een vaste werkwijze en legt de bevindingen vast in een rapport voor de vergadering.

Het doel is hetzelfde: de eigenaren moeten erop kunnen vertrouwen dat het geld van de VvE goed beheerd wordt. Het verschil zit in wie het doet, hoe diep er gekeken wordt en wat het kost.

Wanneer kies je voor een externe controle?

De vergadering beslist zelf of de VvE dit wil. Een externe controle ligt voor de hand als:

• Er geen kascommissie te vormen is. Niemand meldt zich, of steeds dezelfde mensen doen het al jaren.
• De VvE groot of complex is. Veel appartementsrechten, een flinke reserve voor onderhoud, of een splitsing met ondersplitsingen.
• Er onrust of wantrouwen is. Een onafhankelijke blik haalt de spanning eruit, ook voor jou als beheerder.
• Er grote uitgaven aankomen. Bijvoorbeeld een groot project uit het meerjarenonderhoudsplan.

Een externe controle kost geld. Dat is een afweging die de vergadering maakt. Als beheerder kun je helpen door de opties en kosten vooraf op een rij te zetten.

Wat moet je als beheerder regelen?

Of de controle nu door de kascommissie of door een externe partij wordt gedaan, het werk begint bij jou. Hoe beter je administratie op orde is, hoe sneller de controle klaar is.

Een korte checklist:
1. Rapport op de agenda. Het rapport hoort bij de stukken voor de vergadering.
2. Besluit vastleggen. De vergadering besluit tot een externe controle en wie die doet.
3. Planning afstemmen. Spreek af wanneer de controleur de stukken nodig heeft. Reken terug vanaf de datum van de ALV.
4. Stukken klaarzetten. Jaarrekening, grootboek, bankafschriften, facturen en bonnen, contracten en de begroting.
5. Toegang regelen. Moet de controleur zelf kunnen meekijken, of lever je alles aan?
6. Vragen bundelen. Laat vragen via één route lopen, dan weet je wat er al beantwoord is.

Hoe Convect helpt

In Convect staat de financiële administratie van je VvE’s op één plek. Facturen, bonnen en bankmutaties zijn digitaal te vinden, zodat je niets hoeft op te zoeken of te kopiëren. 

Meer over hoe de kascommissie digitaal controleert, lees je in onze blog over digitale kascontrole door de kascommissie.

Benieuwd hoe dit werkt?

Plan een kennismaking voor meer informatie.