Alle MJOP’s bijwerken zonder dat je team vastloopt

De begrotingen voor volgend jaar komen eraan. En elke begroting vraagt om een actueel meerjarenonderhoudsplan. Eén MJOP bijwerken is een klus. Tientallen tegelijk kan je team weken bezighouden.

In een gewone werkweek krijgt het onderhoudsplan zelden als eerste aandacht. Er is een lekkage, een ALV moet worden voorbereid, de notulen moeten de deur uit en een eigenaar belt over de servicekosten. Het MJOP kan nog wel even wachten. Tot de begroting ervan afhangt.

Juist daarom helpt het om het bijwerken niet op te sparen tot het najaar. Onderhoud vindt het hele jaar plaats. Als je wijzigingen vastlegt wanneer ze gebeuren, hoef je ze bij de begroting niet allemaal terug te zoeken.

Drie plekken waar werk zich opstapelt

• Alle plannen moeten tegelijk worden bijgewerkt. Zodra de begrotingen eraan komen, blijkt hoeveel MJOP’s nog aandacht nodig hebben. Dat werk valt samen met een periode waarin het al druk is.
• De informatie staat op verschillende plekken. Een inspectierapport als pdf, een Excelbestand van vorig jaar en een aanpassing in een mail. Eerst moet je uitzoeken welke informatie nog klopt.
• Uitgevoerd onderhoud staat nog open in het plan. Het dak is vervangen, maar de wijziging is niet verwerkt. Dan begint het bijwerken met reconstrueren wat er het afgelopen jaar is gebeurd.

Dat kost niet alleen tijd. Het maakt het ook lastiger om te beoordelen of de reservering voor toekomstig onderhoud nog aansluit op wat het gebouw nodig heeft.

Maak van bijwerken een vast ritme

Begin met een overzicht van al je VvE’s. Wanneer is elk MJOP voor het laatst bijgewerkt? Welke inspecties zijn uitgevoerd? En bij welke VvE’s is onderhoud opgeleverd dat nog niet in het plan staat?

Koppel het bijwerken vervolgens aan momenten die er toch al zijn. Verwerk de uitkomst van een inspectie zodra die binnenkomt. Pas het plan aan wanneer onderhoud is afgerond. Zo spreid je het werk over het jaar.

In het najaar gebruik je het MJOP dan vooral om de begroting te controleren. Je hoeft niet voor tientallen VvE’s tegelijk opnieuw uit te zoeken wat er is gebeurd.

Het plan en de uitvoering bij elkaar

In Convect kun je informatie over het gebouw, het budget en de uitvoering op één plek bijhouden. Een inspectie helpt je zo niet alleen bepalen welk onderhoud nodig is, maar ook om het plan actueel te houden en de uitvoering te volgen.

Een actueel MJOP voor iedere VvE begint niet met een grote inhaalslag. Begin met het overzicht. Dan zie je welke plannen aandacht nodig hebben en kun je het werk over het jaar verdelen.

Wil je zien hoe je dat in Convect aanpakt? Plan een demo.