Incassocontracten: hoe ga jij om met de limieten?

Het is de eerste van de maand. De incassobatch staat klaar, maar hij past niet meer binnen de limieten van het incassocontract. De bijdragen zijn verhoogd, er komt een eenmalige bijdrage bij of meer eigenaren betalen via incasso. Het geld moet binnenkomen, maar de batch kan niet door.

We horen van beheerders dat ze hier tegenaan lopen. Hoe vaak gebeurt het en hoe lossen zij het op? Dat willen we beter begrijpen. Vul gelijk hier in hoe jij dit aanpakt.

Drie limieten

Een incassocontract met de bank kent drie limieten:

• Het aantal batches per maand. De maandelijkse bijdrage past binnen het contract. Maar voor een eenmalige bijdrage of een correctie is een extra incassoronde nodig. Daar is niet altijd ruimte voor.
• Het aantal posten per batch. Elke eigenaar die via incasso betaalt, is een post in de batch. Gaan er meer eigenaren via incasso betalen, dan kan het aantal posten boven het maximum uitkomen.
• Het bedrag per batch. Door een hogere bijdrage of meer incasso’s groeit het totaalbedrag boven de afgesproken limiet.

In alle drie de gevallen is de oplossing dezelfde: de limiet bij de bank laten verruimen. Dat kost tijd. Banken zijn daar niet snel in en in de tussentijd moet het geld wel binnenkomen. Daar komt bij dat banken incassocontracten ook naar beneden bijstellen. Heb je een tijd minder ruimte gebruikt, dan kan de limiet omlaag gaan. Precies de ruimte die je later nodig hebt, is dan weg.

De afweging

Dus wat doe je als beheerder? Grofweg zijn er twee manieren:
Alleen vragen wat je nu nodig hebt. Het contract sluit aan bij wat de VvE werkelijk incasseert. Overzichtelijk, maar bij elke verhoging of extra bijdrage sta je weer bij de bank.
Structureel meer vragen, voor het geval dat. Je hebt ruimte voor een eenmalige bijdrage of een verhoging. Maar je moet het bij de bank onderbouwen. En de vraag is of de bank het toekent en of die ruimte blijft staan.

Hoe pak jij dit aan?

Wij hebben hier nog geen antwoord op dat voor iedere beheerder werkt. Daarom zijn we benieuwd naar jouw praktijk. Vraag je alleen de ruimte aan die je nu nodig hebt, of houd je rekening met toekomstige verhogingen en extra bijdragen? Hoe lang duurt een verruiming bij jouw bank?

En hoe vraag je die verruiming eigenlijk aan? Bel je de bank, stuur je een mail of vul je een formulier in? Zie je het aankomen of merk je het pas als de batch niet doorgaat? Zou het helpen als je vooraf een seintje krijgt dat een batch over de limiet gaat, met een brief aan de bank die al klaarstaat?

Bij Convect onderzoeken we hoe we beheerders hierbij kunnen helpen. Deel jouw ervaringen!