Privacybeleid

Privacy Statement Convect

Convect hecht waarde aan de privacy van personen. Afhankelijk van uw invalshoek met Convect zijn specifieke onderdelen in de privacyverklaring opgenomen, waarin we graag uitleggen hoe wij omgaan met de privacy van uw persoonsgegevens.

U bent lid van / betrokken bij een VvE die met behulp van onze software beheerd wordt
U bent een vastgoedbeheerder en werkt met onze software
U bent geïnteresseerd om onze software af te nemen

Naast de specifieke informatie zijn algemene zaken opgenomen, die treft u onder de specifieke en in onze ogen belangrijkere zaken.

Specifieke invalshoek

1.	U bent lid van / betrokken bij een VvE die met behulp van onze software beheerd wordt
Wanneer van toepassing	Voor alle persoonsgegevens die u aan de VvE en of VvE beheerder verstrekt via de VvE websites van Convect
Doel van gegevensverwerking	Uitvoeren overeenkomst Convect en de VvE beheerder van de VvE zijn een overeenkomst aangegaan. Binnen deze overeenkomst levert Convect een of meerdere VvE website(s) aan de VvE beheerder waarmee inzage verschaft kan worden, informatie en documenten gedeeld en gecommuniceerd kan worden. De gegevens worden nooit eigendom van Convect. Persoonsgegevens Convect faciliteert VvE- en vastgoedbeheerders met online software. Hiermee worden gegevens, waaronder persoonsgegevens, verwerkt. Convect is er op ingericht om ook niet meer dan de relevante persoonsgegevens t.b.v het VvE beheer en de correspondentie daaromtrent te verzamelen. Goed VvE Beheer In alles wat Convect doet is het de intentie om softwarematig bij te dragen aan goed VvE beheer en meer service. De gegevens die verwerkt worden via de VvE website(s) zullen nooit voor andere doeleinden gebruikt worden. In overleg met het bestuur en de VvE beheerder is het mogelijk om functionaliteiten te activeren / deactiveren. Website optimalisatie We verwerken gegevens van uw bezoek, zoals uw browser, schermresolutie en klikgedrag, op geanonimiseerde wijze met het doel om ons product te verbeteren. Veiligheid We registreren IP-adressen om gedrag op onze website te controleren en bij misbruik bezoekers te kunnen weigeren met het doel om onze website beschikbaar en veilig te houden. Tevens kunnen IP-adressen en gebruikersnamen gebruikt worden om de integriteit en vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen.
Bewaartermijn	De gegevens die Convect verwerkt in opdracht van de VvE beheerder worden bewaard conform de overeenkomst. Gegevens die verwerkt worden voor de optimalisatie van de VvE websites worden maximaal 3 jaar bewaard.
Inzien, corrigeren en verwijderen	Convect kan u geen inzage verschaffen in de verwerkte persoonsgegevens, omdat de gegevens geen eigendom van Convect zijn. U dient dit verzoek te doen bij het bestuur van de VvE, waarna het bestuur van de VvE het verzoek eventueel bij de VvE beheerder kan indienen.

2.	U bent een vastgoedbeheerder en werkt met onze software
Wanneer van toepassing	Voor alle persoonsgegevens die u / uw beheerkantoor met de software van Convect verwerkt en de gegevens die wij van u / uw beheerkantoor verwerken.
Doel van gegevensverwerking	Overeenkomst Convect en het VvE beheerkantoor zijn een overeenkomst aangegaan. Conform de overeenkomst en de algemene voorwaarden worden de gegevens verwerkt. Persoonsgegevens Convect is ingericht om de benodigde persoonsgegevens voor goed VvE beheer te verwerken. Het is niet toegestaan bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Klantcontact / accountmanagement Onze verkoopafdeling verwerkt gegevens met het doel om een prettige en langdurige samenwerking te bewerkstelligen. Referenties of andere publicaties worden uitsluitend geplaatst na goedkeuring van de VvE beheermaatschappij / betreffende persoon. Helpdesk en implementaties De helpdesk en implementatiemedewerkers kunnen ondersteunen voor, tijdens en na de overeenkomst met Convect en zodoende gegevens verwerken. Gegevens worden uitsluitend in opdracht van de VvE beheermaatschappij en uitsluitend voor het gestelde doel uitgevoerd. Veiligheid We registreren IP-adressen om gedrag op de producten van te controleren en bij misbruik bezoekers te kunnen weigeren met het doel de producten beschikbaar en veilig te houden.
Bewaartermijn	Ingevoerde gegevens De bij Convect ingevoerde gegevens worden maximaal 2 jaar na de beëindiging van de overeenkomst verwijderd tenzij anders overeengekomen. Helpdesk en implementaties De projectdata die van toepassing is op helpdesk / implementatiewerk wordt na 2 jaar verwijderd. Gegevens die via een onveilig medium worden verstrekt worden binnen 3 werkdagen verwijderd. Klantgegevens De gegevens die Convect van uw vastgoedbeheerkantoor verwerkt, worden binnen 5 jaar verwijderd na beëindiging van de overeenkomst.
Inzien, corrigeren en verwijderen	Convect kan u inzage verschaffen in de bij Convect verwerkte persoonsgegevens. Tevens kunt u Convect verzoeken de gegevens te corrigeren of tot op het moment van het verzoek te verwijderen. Een verzoek dient u in via privacy@convect.nl

3.	U bent geïnteresseerd om onze software af te nemen
Wanneer van toepassing	Voor alle persoonsgegevens die u ons verstrekt via de formulieren op convectbeheer.nl
Doel van gegevensverwerking	Verkoopdoeleinde Uiteraard is Convect trots op haar product en verkopen we onze software graag aan VvE beheerders die efficiënter en servicegerichter willen werken. Daarom bieden we diverse mogelijkheden om met elkaar in contact te komen. De gegevens die u ons hiervoor verstrekt worden verwerkt in ons CRM-pakket, waarna we u benaderen op een wijze zoals wij ook benaderd zouden willen worden. Nieuwsbrieven U kunt zich opgeven voor onze nieuwsbrief. Middels elke nieuwsbrief of via verkoop@convect.nl kunt u zich ook weer afmelden. Website optimalisatie We verwerken gegevens van uw bezoek aan onze website met het doel om onze website te verbeteren. Veiligheid We registreren IP-adressen om gedrag op onze website te controleren en bij misbruik bezoekers te kunnen weigeren met het doel om onze website beschikbaar en veilig te houden.
Bewaartermijn	De gegevens van het gebruik van de website worden maximaal 3 jaar bewaard. Van informatieverzoeken worden de persoonsgegevens na 5 jaar van geen contact verwijderd.
Inzien, corrigeren en verwijderen	Convect kan u inzage verschaffen in de bij Convect verwerkte persoonsgegevens. Tevens kunt u Convect verzoeken de gegevens te corrigeren of tot op het moment van het verzoek te verwijderen. Een verzoek dient u in via privacy@convect.nl

Algemeen

Wie is Convect

Convect Holding B.V. is de eigenaar van de software. Convect Beheer B.V. exploiteert deze software aan VvE- en vastgoedbeheerders. Convect R&D B.V. valt tevens onder Convect Holding B.V. en ontwikkelt de software. Tezamen noemen we deze bedrijven ‘Convect’.

Convect houdt kantoor aan de Linie 520 te Apeldoorn. Haar algemeen directeur en de aangestelde Security Officer is de heer L. van Ommen. Mocht u meer willen weten dan kunt u altijd contact met ons opnemen door te bellen naar 0800-2668328 of te e-mailen naar helpdesk@convect.nl. Voor privacy gerelateerde zaken kunt u direct e-mailen naar privacy@convect.nl.

Beveiligsingsmaatregelen

Convect beveiligt de gegevens die door haar verwerkt worden. Er zijn passende maatregelen geïmplementeerd om waardoor gegevens alleen voor bevoegde relaties inzichtelijk zijn, gegevens correct verwerkt worden en dat de gegevens beschikbaar zijn. Er wordt op basis van ons ISO 27001 certificaat ook toezicht gehouden op de volledigheid, accuraatheid en doeltreffendheid van onze informatiebeveiliging. Mocht u, om wat voor reden dan ook, de indruk hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@convect.nl.

Cookies

Om het bezoek aan onze websites te optimaliseren maakt Convect gebruik van Cookies. Tevens worden Cookies gebruikt voor het laten functioneren van de producten van Convect. Voor overige doeleinden worden cookies niet ingezet. Het gebruik van deze functionele cookies is wettelijk altijd toegestaan.

Omschrijving	Waarom gebruiken we deze	Type	Applicatie	VvE website	Bezoeker
Google Analytics	Registreert van elke bezoeker het aantal bezoeken en het gedrag op onze website, met het doel deze te optimaliseren.	Prestatie cookie	V	V	V
Single Sign On	Indien bevoegd kan de bezoeken automatisch ingelogd zijn op andere onderdelen van Convect	Functionele cookie	V	V	X
PHPSessie	Ondersteunt in PHP sessies waar de bezoeker mee bezig is	Noodzakelijke cookie	V	V	X
Roundcube	Voor het laten functioneren van de e-mailclient.	Functionele cookie	V	X	X

In geval van wettelijke verplichtingen

We zullen persoonsgegevens vrijgeven als dit een wettelijke verplichting is of als we, als bedrijf, redelijkerwijs vermoeden dat vrijgave noodzakelijk is om de rechten van ons bedrijf te beschermen en/of om gevolg te geven aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel of juridische procedure. We zullen er echter alles aan doen om ervoor te zorgen dat jouw privacyrechten beschermd blijven.

Wijzigingen van deze Privacy Verklaring

Er zijn constant veranderingen. In de wet- en regelgeving, maar ook bij Convect. Wijzigingen zullen daarom aangebracht moeten worden. Deze wijzigingen worden verwerkt in de privacy statement en hieronder ook expliciet benoemd.